Artikel Ms.Access

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Komponen Utama (Object)

1. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

 2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

a. DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

b. DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan  mencetak data secara efektif.

C. Tipe Data

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data  dalam Access, Tipe data digunakan pada filed-field yang akan kita gunakan untuk membuat program sederhana pada Ms.Access baik itu Ms.Access 2003, 2007 sampai 2010 yang terbaru. Pada Ms.Access terdapat beberapa tipe data, di sini saya akan membahas 10 tipe data, penjelasannya sebagai berikut :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misalnya nama, alamat, kode pos, dll), jadi tipe data text disini memiliki banyak karakter dan karakter tersebut ialah 255 karakter pada setiap fieldnya.

2. Memo

Tipe data memo sama halnya dengan text, tetapi tipe data memo dapat menampung kurang lebih 64.000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindekskan.

3. Number

Tipe data Number dapat digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis (misalnya mengurangi, menambahkan, mengkali dan membagi suatu bilangan)

4. Date/Time

Tipe data Data/time digunakan untuk data yang berjenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu

5. Currency

Tipe data Currency yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya RP. $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 dgiit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal

6. AutoNumber

Tipe data Auto Number adalah data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak) , AutoNumber biasanya digunakan untuk penomoran.

7. YES/NO

Tipe data Yes/No merupakan tipe data dengan 2 pilihan saja yaitu Yes (1 atau Ture) dan No (0 atau False). dan format yang tersedia adalah Yes/No, True/False, dan On/OFF

8. OLE Object

Tipe data OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara

9. Hyperlink

Tipe data Hyperlink digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukan melalui alamat URL

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combobox

11. Attachment

Attatchment itu merupakan tipe data yang digunakan untuk melampirkan sebuah data apapun bentuk filenya / ekstensinya.

D. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

1. Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access

2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk membuat database.

3.Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create.

E. Membuat Table

Langkah – langkah untuk membuat tabel :

1. Click tab Create pada jendela

2. Click Table Design pada ribbon Tables

3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S).

4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk masukkan data ke dalam tabel.

F. Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

a. Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

b. Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Database Relasional Dalam Microsoft Access

a) Nama Database

Dalam hal ini saya akan membangun Relasional antar tabel yang saling terintegrasi pada database yang diberi nama database. Adapun tabel-tabel yang akan di isi dan direlasikan adalah tabel Karyawan,tabel Pengunjung,tabel Kamar,Tabel Fasilitas dan tabel Pemesanan.

b) Field Name dan Data Type masing-masing Tabel

1. Tabel Karyawan

2. Tabel Pengunjung

3. Tabel Fasilitas

4. Tabel Kamar

5. Tabel Pemesanan

c) Pengisian data pada Query masing-masing Tabel

Setelah Field name dan Data typenya ditentukan maka langkah selanjutnya adalah mengisi data pada field-field tadi dengan mengklik Menu Fiew -> Datasheet View kemudian akan muncul tampilan tabel berdasarkan field yang ditentukan dan lakukan pengisian sesuai dengan field-field tersebut. Adapun tampilan masing-masing tabel yaitu : Tabel Karyawan